Impayé(s) : comment anticiper ?

La gestion de trésorerie d’une Cuma n’est jamais chose aisée, jongler entre l’augmentation du matériel, de l’entretien, du carburant, qui nécessitent une adaptation des tarifs, avec des règlements aléatoires de certains adhérents, le tout en ménageant les fournisseurs et la banque qui s’impatientent.

Bref un grain de sable et la trésorerie bien huilée de la Cuma se dégrade.

Quelques pistes permettent de prévenir les difficultés et de réagir rapidement pour ne surtout pas laisser la situation se dégrader.

Mettre à jour le règlement intérieur de la Cuma : si ce point peut paraitre anecdotique, il ne l’est pas du tout ! C’est dans le règlement intérieur que sont fixés des éléments aussi nécessaires que la périodicité de facturation, le délai de paiement, le moyen de règlement, la possibilité de négocier un étalement, les pénalités de retard, la procédure de suivi des règlements, … autant d’éléments qui sont à mettre à jour et à partager avec les adhérents pour éviter toute incompréhension. Et ainsi favoriser des règles facilitatrices comme des factures mensuelles ou trimestrielles mais surtout pas annuelles, favoriser les prélèvements plus aisés à suivre, mettre en place des échelonnements mensuels pour lisser les sorties dans les exploitations et les rentrées dans la Cuma, …

Mettre à jour les engagements d’activité : de moins en moins présents dans les Cuma, les bulletins d’engagements sont pourtant présents dans les statuts, pourquoi sont-ils si nécessaire ? C’est le seul élément qui permet de déterminer de façon sure et certaine le lien juridique entre la Cuma et l’adhérent. Une facture sanctionne la réalisation d’une prestation ou d’une utilisation de matériels mais qu’est ce qui prouve que l’adhérent est adhérent ? Un locataire signe un contrat de location, un artisan fait signer un devis, …. Et bien l’adhérent signe un bulletin d’engagement. Ainsi engagé l’adhérent ne peut plus contester une facturation, une demande de parts sociales, … 

Rester en alerte sur le comportement des adhérents : une baisse brutale ou l’arrêt de l’utilisation du matériel, ou à l’inverse, une forte hausse qui pèsera sur les factures, humainement le soudain isolement, le repli sur soi de l’adhérent, voir l’évitement des collègues, le désengagement des réunions ou de l’assemblée générale, autant de signes d’alerte à ne pas négliger.

Construire un tableau de suivi des créances : les comptables de l‘AGC sont en mesure de vous adresser régulièrement l’état des factures impayées, le suivi des encaissements, … mais pour un bon suivi il faut y ajouter le suivi des contacts, des démarches effectuées vers l’adhérent concerné, noter les délai prévus, … une attention particulière doit être portée à l’ancienneté des créances.

Par Sonia LEBRAS

La fédération et l’AGC sont à votre disposition pour vous accompagner dans chacune de ces étapes, alors ne restez pas seul·e face à la trésorerie de votre Cuma.